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Politique de confidentialité Golf Canada

 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ 

Golf Canada s’est engagé à fournir un service exceptionnel à ses membres, bénévoles et clients. Étant donné que la prestation de ce service implique la collecte, l’utilisation et la divulgation des certains renseignements personnels, la protection de ces renseignements personnels constitue l’une de nos plus grandes priorités. 

Nous avons toujours respecté la vie privée des individus et protégé leurs renseignements personnels. Nous respectons entièrement les lois provinciales et fédérales sur la confidentialité, qui établissent les règles de base de la manière dont les organisations peuvent recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels. 

Nous informerons les personnes de la raison et de la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons leurs renseignements personnels, obtiendrons leur consentement lorsque nécessaire et gérerons uniquement leurs renseignements personnels d’une manière qu’une personne raisonnable considérerait appropriée dans les circonstances. 

La présente Politique de confidentialité expose les principes et les pratiques que nous suivrons en matière de protection des renseignements personnels des individus. Notre engagement en matière de confidentialité comprend le fait de s’assurer de l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et le fait de permettre aux individus de demander l’accès à leurs renseignements personnels et à leur correction. 

Portée de la présente politique : 

  • La présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique à Golf Canada, à ses filiales et à leurs employés. Cette politique s’applique aussi à tous les fournisseurs de service dans la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels au nom de Golf Canada. 

Définitions : 

Renseignements personnels – signifie des informations concernant un individu identifiable, y compris son nom, son adresse et des données de contact de même que des détails relatifs au fait d’être membre comme le statut de membre, l’appartenance à un club et le handicap. Les renseignements personnels n’incluent pas des informations relatives à un contact d’affaires, qui permettrait de joindre un individu sur son lieu de travail et comprennent son nom, le titre ou le nom du poste qu’il occupe, le numéro de téléphone d’affaires, l’adresse d’affaires, l’adresse de courriel d’affaires ou le numéro de télécopieur d’affaires. 

Agent responsable de la confidentialité – signifie la personne ayant la responsabilité de s’assurer que Golf Canada respecte la présente politique et les lois applicables. 

Politique 1 – Collecte de renseignements personnels : 

  • À moins que les motifs de la collecte de renseignements personnels soient évidents et que l’individu fournisse volontairement ses renseignements personnels à ces fins, nous communiquerons, soit oralement soit par écrit ou au moment de la collecte, les raisons d’être de la collecte de renseignements personnels. 
  • Nous ne recueillerons que les renseignements personnels d’un individu dans la mesure qu’ils sont nécessaires pour les raisons suivantes : 
  • Pour établir et maintenir des relations commerciales et de membre et pour fournir des services réguliers; 
  • Pour comprendre les préférences et les besoins d’un individu; 
  • Pour recommander des programmes, de la marchandise et des services à des individus; 
  • Pour vous informer à propos des avantages, des programmes et des services de Golf Canada; 
  • Pour créer, rehausser, mettre en marché et fournir des programmes, de la marchandise et des services; 
  • Pour faciliter et rehausser votre utilisation de nos sites Web et applications; 
  • Pour contacter des individus pour fins de financement; 
  • Pour nous aider au recouvrement de votre compte; 
  • Pour prévenir la fraude à vos dépens et aux dépens de nos compagnies; 
  • Pour répondre aux exigences des lois et des règlements. 
  • L’Appli Golf Canada peut récolter des données liées à la santé, comme le rythme cardiaque, les distances et le nombre de pas marchés, les calories brûlées, les périodes debout et l’élévation atteinte. L’utilisateur doit donner son consentement explicite pour que Golf Canada puisse récolter toute donnée liée à la santé. Ces renseignements sont recueillis dans le but de vous fournir des observations et des analyses personnalisées pour vous aider à améliorer votre bien-être général et vos performances au golf.

Politique 2 – Consentement : 

  • Nous obtiendrons le consentement d’un individu pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels (sauf lorsque, comme indiqué ci-dessous) nous sommes autorisés de le faire sans consentement). 
  • Le consentement peut être fourni par écrit ou par voie électronique et il peut être recueilli par un représentant autorisé de Golf Canada. Dans certains cas, le consentement peut être implicite lorsque les motifs de la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels peuvent être considérés évidents et quand l’individu fournit volontairement des renseignements personnels pour cette fin. 
  • Le consentement peut aussi être implicite lorsque l’on a fourni à l’individu un avis et une possibilité raisonnable de choisir de faire en sorte que ses renseignements personnels ne soient pas utilisés pour fins d’envoi par courrier, de marketing de nouveaux produits ou services, de financement et que l’individu ne se prévaut pas de la possibilité de dérogation. 
  • Sauf certaines exceptions (par exemple, les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le produit ou le service, ou le retrait du consentement empêcherait l’exécution d’une obligation légale), les individus peuvent refuser ou retirer leur consentement accordé à Golf Canada pour utiliser leurs renseignements personnels de certaines manières. La décision d’un individu de refuser ou de retirer son consentement relatif à certaines utilisations de renseignements personnels est susceptible de restreindre notre capacité de fournir un produit ou un service particulier. Dans un tel cas, nous expliquerons la situation pour aider l’individu à prendre une décision. 
  • Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans la connaissance ou le consentement de l’individu dans les circonstances limitées qui suivent : 
  • Lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels sont permises ou requises par la loi; 
  • Dans une situation d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité personnelle de l’individu; 
  • Lorsque les renseignements personnels sont considérés par la loi comme étant du domaine public (par exemple, quand ils sont publiés dans un bottin téléphonique); 
  • Lorsque nous demandons un avis juridique auprès d’un avocat; 
  • Pour les fins de recouvrer une créance; 
  • Pour nous protéger de la fraude; 
  • Pour faire enquête sur une violation réelle ou anticipée d’un contrat ou d’une violation de la loi. 

Politique 3 – Utilisation et divulgation de renseignements personnels : 

  • Nous utiliserons ou divulguerons des renseignements personnels concernant un individu uniquement lorsque c’est nécessaire pour les fins indiquées ci-dessus ou pour d’autres motifs pouvant être relevés au moment de la collecte. 
  • Nous n’utiliserons ou ne divulguerons pas des renseignements personnels concernant un individu pour tout motif additionnel à moins que nous ayons obtenu le consentement pour ce faire. 
  • Nous ne vendrons pas de listes de membres et de clients ou des renseignements personnels à d’autres parties à moins d’avoir obtenu votre consentement explicite pour ce faire. 
  • De temps à autre, il se peut que nous partagions des renseignements personnels avec des tierces parties dont nous avons retenu les services pour remplir certaines fonctions en notre nom, telles que le traitement de l’envoi d’informations aux membres ou pour administrer certains événements. Dans chaque cas, nous ne partagerons que les renseignements personnels requis par la tierce partie pour remplir la fonction pour laquelle ses services ont été retenus. Tous les fournisseurs de services doivent garder les renseignements personnels confidentiels et les protéger en utilisant les mêmes protections que celles employées par Golf Canada, et ils ne doivent les utiliser que pour les fins exigés par leur divulgation et ils ne doivent pas divulguer les renseignements personnels à des tierces parties pour leur propre usage. 
  • Dans certains cas, il se peut que vos renseignements personnels soient conservés ou traités hors du Canada et ils sont par conséquent susceptibles d’être soumis aux lois de ces pays. 

Politique 4 – Conservation des renseignements personnels : 

  • Si nous utilisons des renseignements personnels pour prendre une décision qui affecte directement le membre ou le client, nous conserverons ces renseignements personnels pendant au moins un an de sorte que l’individu puisse avoir une possibilité raisonnable de demander d’y avoir accès. 
  • Sous réserve de la politique 4.1, nous ne conserverons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des fins déterminées ou pour des fins légales ou d’affaires. 

Politique 5 – Assurer l’exactitude des renseignements personnels : 

  • Nous ferons les efforts raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels sont exacts et complets lorsqu’ils sont susceptibles d’être utilisés pour prendre une décision à propos de l’individu ou pour les divulguer à une autre organisation. 
  • Les individus peuvent demander à ce que soient corrigés leurs renseignements personnels pour s’assurer qu’ils soient exacts et complets. Une demande pour corriger des renseignements personnels doit être présentée par écrit à notre Agent responsable de la confidentialité, à l’adresse fournie ci-dessous, et fournir suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels et la correction à apporter. 
  • S’il est démontré que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous corrigerons les renseignements personnels comme requis et transmettrons les renseignements corrigés à toute organisation à laquelle nous avons divulgué les renseignements personnels au cours de l’année précédente. Si la correction n’est pas effectuée, nous noterons la demande de correction de l’individu dans le dossier. 

Politique 6 – Protéger les renseignements personnels : 

  • Nous avons pris l’engagement d’assurer la sécurité des renseignements personnels pour les protéger d’un accès, de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation, de la copie, de la modification ou de l’élimination sans autorisation ou de risques similaires. 
  • Nous protégerons les renseignements personnels en adoptant une foule de mesures cohérentes avec les pratiques de l’industrie pour la protection de renseignements similaires. Ces protections comprendront les méthodes suivantes : 
  • Des mesures physiques telles que des classeurs fermés à clé et un accès restreint aux bureaux et aux installations; 
  • Des mesures organisationnelles telles que l’habilitation de sécurité des employés et un accès restreint « besoin de savoir »; 
  • Des mesures technologiques telles que l’utilisation de mots de passage, du cryptage et un logiciel de détection d’intrusion. 
  • Tout fournisseur de services offrant des services en notre nom doit fournir le même niveau de protection sécuritaire que celui que Golf Canada offre lui-même. 
  • Nous adopterons les mesures de sécurité appropriée lors de la destruction des renseignements personnels d’un membre et d’un client telles que le déchiquetage de documents sur papier et l’effacement ou l’anonymisation des renseignements sauvegardés par voie électronique. 
  • Nous allons continuellement revoir et mettre à jour nos contrôles et nos politiques de sécurité au fil des changements technologiques pour assurer la sécurité continue des renseignements personnels. 

Politique 7 – Fournir aux individus un accès aux renseignements personnels : 

  • Les individus ont le droit d’avoir accès à leurs renseignements personnels, sous réserve d’exceptions limités prévues par la loi, tel que des informations contenant des références à d’autres personnes, des informations qui ne peuvent pas être divulguées pour des raisons légales, de sécurité ou commerciales, ou des informations protégées par le secret professionnel de l’avocat. 
  • Une demande d’accès à des renseignements personnels doit être présentée par écrit à l’Agent responsable de la confidentialité, à l’adresse indiquée ci-dessous, et elle doit fournir suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels à consulter. 
  • Au moment de la demande, nous indiquerons aussi aux membres et aux clients comment nous utilisons leurs renseignements personnels et à qui ils ont été divulgués, le cas échéant. 
  • Nous allons rendre disponibles les renseignements demandés dans un délai de 30 jours ouvrables, ou nous fournirons un avis écrit de prolongation dans le cas où plus de temps est requis pour répondre à la demande. 
  • Des frais minimes peuvent être exigés pour fournir l’accès aux renseignements personnels. Lorsqu’un frais peut s’appliquer, nous informerons le membre et le client du coût et nous demanderons au membre et au client s’il veut que nous continuions de répondre à sa demande. 
  • Si une demande est refusée en tout ou en partie, nous aviserons le membre ou le client par écrit en fournissant les raisons du refus et le recours dont dispose le membre ou le client. 

Politique 8 – Questions et plaintes – le rôle de l’Agent responsable de la confidentialité ou l’individu désigné : 

  • Il incombe à l’Agent responsable de la confidentialité de s’assurer que Golf Canada se conforme à la présente politique et à toutes les lois sur la confidentialité applicables. 
  • Les individus doivent soumettre par écrit toutes plaintes, préoccupations ou questions concernant la conformité de Golf Canada à l’Agent responsable de la confidentialité 

On peut joindre l’Agent responsable de la confidentialité de Golf Canada à l’adresse suivante : 

Golf Canada

1333 Dorval Drive, Suite 1 

Oakville, ON L6M 4X7 

Courriel : privacy@golfcanada.ca